Kediri (tahukediri.id) – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disarpus) Kota Kediri terus memperkuat upaya penyelamatan arsip penting, khususnya dokumen lawas di tingkat kelurahan. Salah satunya Letter C yang banyak digunakan sebagai arsip pertanahan.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri Chevy Ning Suyudi mengatakan, bahwa, prioritas restorasi arsip dilakukan pada dokumen kantor kelurahan, temasuk Letter C dimana sebagian besar dokumen tersebut sudah berusia puluhan tahun, bahkan ada yang dari tahun 1970-an dengan kondisi tidak utuh.
“Dokumen Letter C, itu kan banyak yang kondisinya sudah, wah, ya memang buku sudah tua ya. Kondisinya ada yang sudah apa namanya? Sobek, bahkan ada yang sudah lepas, kan kayak gitu-gitu. Itu yang paling utama dokumen itu kalau yang di kelurahan itu, itu kita restorasi semua, termasuk pa merapikan dokumen-dokumen arsip-arsip kantor,” jelasnya saat ditemui usai Peringatan Hari Buku Internasional di SDN Ngletih 1 Kota Kediri, Rabu (30/4/2026).
Tak hanya dilakukan perbaikan fisik, arsip-arsip tersebut juga didigitalisasi untuk menjaga keamanan data. Dengan digitalisasi, informasi penting tetap dapat diakses meskipun dokumen asli mengalami kerusakan.
“Menjaga kalau misalnya ada masyarakat yang butuh dokumen lama itu, walaupun fisiknya enggak ada, tapi ada versi digitalnya ada, ya itu termasuk salah satunya, kalau terkait yang letter C tadi. Cuman yang digital itu kan memang harus kita enggak boleh punya kopinya, enggak boleh,” terangnya.
Program ini menyasar seluruh kelurahan di Kota Kediri. Dari 46 kelurahan di Kota Kediri, 25 kelurahan sudah berhasil dilakukan restorasi dan pemulihan terhadap dokumen Letter C. Dalam prosesnya petugas melakukan penataan arsip mulai dari mulai dari pemberian kode, penyusunan, hingga penyimpanan sesuai standar kearsipan.
Chevy, menjelaskan, selain Letter C, penataan juga mencakup arsip administrasi lainnya, termasuk dokumen kependudukan dan keuangan agar lebih tertib administrasi. Menurutnya, selama ini, banyak arsip yang sebenarnya sudah tersimpan, namun belum tertata sesuai aturan masa retensi, yaki ada yang 2 tahun boleh dimustakan, 5 tahun boleh dimustakan, ada yang baru 10 tahun boleh dimustakan, ada yang tidak boleh dimusnahkan termasuk Letter C.
“Jadi yang pertama, kalau di apa, istilahnya tertib administrasi ya. Tertib administrasi itu satu, dokumen kearsipan, kadang di kelurahan itu punya tempat, tapi dia enggak tahu dokumen. Nah, dokumen itu ada masa retensi,” ujarnya.
Cevy menambahkan, layanan restorasi ini juga dibuka untuk masyarakat umum. Warga yang memiliki dokumen pribadi rusak, seperti ijazah atau buku nikah akibat banjir atau faktor lain, dapat mengajukan perbaikan ke dinas.
Selain penyimpanan dokumen disimpan dalam bentuk flash disk, pihaknya juga tengah menyiapkan sistem penyimpanan berbasis cloud untuk mendukung keamanan data digital. Hal ini dilakukan setelah ditemukan kasus hilangnya arsip digital akibat media penyimpanan seperti flashdisk yang rusak atau hilang.
“Makanya ini saya kerja sama sama tadi sama Pak Roni Kominfo, minta disediakan cloud server gitu loh. Nanti tinggal dikasih apa, user password lurah-lurah. Karena beberapa itu hilang flashdisk-nya. Sudah ada digitalnya, tapi hilang,” ujarnya.
Namun demikian, akses terhadap arsip digital tetap dibatasi. Data hanya dapat diakses oleh pihak berwenang guna menjaga kerahasiaan dokumen penting.
“Jadi kalau mau mengakses ke sana, ya, lewat lurah, itu bukan yang diakses sama publik,” tandasnya. [nik/ang]